江門計量儀器，關于體系文件的修改和換版管理

改革開放期，機構的調整和人員的變動隨時可能發生，這是正常的，因此文件的修訂和換版也會隨時隨地。

作為文件應該越是穩定越有利于實施，為了保持體系文件的與時俱進同時又要相對穩定，我認為原則上下述情況需要修訂和換版：

①體系建立時依據的法規和標準發生變更和換版；

②組織的產品和服務項目發生重大變化，例如由機械制造業變為建材制造業等；

③組織機構和法人發生重大變化，需要新的法人確認原有體系文件的有效性，并且影響到體系文件相當多頁次需要修改，此時不如干脆換版；

④若干個管理體系整合為一個管理體系時，原有的體系文件需要換版；

⑤第二方認證，即顧客認證要求換版時，根據顧客是關注焦點的原則，應該換版；

⑥部門職責發生調整時，涉及相關部門的管理手冊有關章節利用文件修改管理規定進行修改，有關程序文件需要換版，其它文件保持不變；

⑦利用文件修改規定可以對文件作少量修改達到目標的，不必換版，但是如果修改次數過多的（比如超過了三次），為便于文件使用者使用文件，提高他們閱讀文件的工作效率，好還是換版；

⑧一套體系文件中，不同的文件有不同的文件號和版本號是正常的，這就像國家標準和某個標準族不一定都是同一個版本號一樣，管理手冊換版為2011版，程序文件里可能有2011版，可能有2007版，甚至有1998版并不奇怪。

為了避免扯皮，應該把目前在用的各種版本文件及時列入2011年發布的"有效版本文件目錄"中。

"有效版本管理標準目錄"和"有效版本技術標準目錄"相當于本單位各種文件的"合格證"，分別由本單位主管管理工作和技術工作的高領導人簽發，其有效期可以定為三年或者五年，平時每年僅發布當年新發布、修訂、換版、作廢的文件清單即可。